Steeds meer organisaties beseffen dat het niet in kaart brengen en analyseren van hun processen hoge kosten met zich kan meebrengen – The cost of doing nothing. Waar bedrijven vaak de nadruk leggen op zichtbare problemen, blijven de hidden inefficiencies onopgemerkt, maar vormen zij juist een serieus gevaar voor de globale efficiëntie.

Elk bedrijf, ongeacht de omvang, heeft te maken met verborgen inefficiënties. Daarom kiezen wij voor BPM als instrument om je bedrijfsprocessen helder en visueel te maken. Met BPM krijg je niet alleen inzicht in de verschillende business flows, maar worden bottlenecks onmiddellijk en eenvoudig zichtbaar. Hierdoor kun je gericht ingrijpen op de plekken waar deze inefficiënties schuilen. In deze blogpost bespreken we hoe het gebruik van BPM(-tools) je helpt bij het identificeren en aanpakken van deze verborgen bottlenecks.

Leidend Voorbeeld: Het onboardingproces in je bedrijf

In elke sectie wordt dit voorbeeld gebruikt om bepaalde concepten weer te geven. Laten we een onboardingproces als leidend voorbeeld nemen. Wanneer een nieuwe medewerker start, doorloopt hij of zij verschillende stappen: registratie door HR, IT-setup, toegang tot systemen en training. In theorie lijkt dit een gestroomlijnd proces, maar in de praktijk ontstaan vaak vertragingen. Accounts worden te laat aangemaakt, IT wacht op goedkeuring van HR, en de werknemer begint met een gebrek aan middelen. Waar ligt het probleem? Tijd om de bottlenecks bloot te leggen!

Wat zijn Bottlenecks?

Een bottleneck is een specifiek punt in je bedrijfsproces waar taken vertragen, ophopen of vastlopen. Denk aan een file op de snelweg - één smalle rijstrook kan het hele verkeer ophouden. Het principe achter een bottleneck is: zodra de capaciteit in één punt niet meer toereikend is, beginnen taken zich op te hopen en daalt de algehele efficiëntie.

Bottlenecks kunnen overal voorkomen: in de productie, waar één machine trager werkt dan de rest; in de klantenservice, waar tickets zich sneller opstapelen dan ze kunnen worden afgehandeld; of in projectmanagement, waar goedkeuringen te lang duren en alles ophouden. In ons voorbeeld is het mogelijk dat de goedkeuring door HR te lang duurt, waardoor IT niet kan starten met hun taken.

De impact van bottlenecks

Zelfs een kleine bottleneck kan grote gevolgen hebben. Werk blijft liggen, kosten lopen op en teams raken gefrustreerd. Deadlines worden gemist, klanten moeten langer wachten en bedrijven lopen kansen mis. En het lastige? Bottlenecks zijn niet altijd zichtbaar. Je bedrijf kan denken dat ze meer personeel of betere technologie nodig heeft, terwijl het probleem eigenlijk in één specifieke processtap zit. Daarom is het zo belangrijk om bottlenecks te identificeren en te visualiseren - het helpt je bedrijf om de kern van het probleem aan te pakken in plaats van alleen de symptomen.

Hoe herken je een bottleneck?

Bottlenecks kunnen zich op verschillende manieren voordoen, maar er zijn een paar signalen die je helpen ze te herkennen. Zie je bijvoorbeeld dat:

• Wachttijden oplopen? Taken blijven langer liggen dan verwacht.
• Werklast ongelijk verdeeld is? Eén team of collega is overbelast, terwijl anderen wachten.
• Fouten nemen toe? Werk wordt gehaast of verkeerd gedaan door drukte.
• Kosten stijgen zonder duidelijke reden? Meer tijd of middelen gaan naar één processtap.
• Terugkerende klachten? Zowel interne feedback als klachten van klanten komen terug.

Als je één of meerdere van deze signalen herkent, is de kans groot dat er ergens een bottleneck zit. De volgende stap? Je proces visualiseren om precies te zien waar het misgaat - en hoe je het kunt oplossen.

Visualiseer je processen

Als je een probleem wilt oplossen, moet je eerst precies begrijpen hoe het proces werkt. En daar komt visualisatie bij kijken. Door een proces visueel weer te geven - met een flowchart, een procesdiagram of zelfs een simpel whiteboard-schema - maak je duidelijk hoe taken verlopen, waar de bottlenecks zitten en waar ruimte is voor verbetering.

Bij het voorbeeld zitten de verschillende stappen impliciet in de hoofden van de collega’s. Hierdoor is het niet overzichtelijk wanneer welke stap gezet moet worden. Moet HR eerst de werknemer registreren voor IT verder kan? Moet de manager specifieke rechten aanvragen? Verschillende stappen zijn afhankelijk van elkaar zonder dat er een overzicht of tijdslijn duidelijk zichtbaar is. Dit kan leiden tot miscommunicatie, vertragingen en een negatief beeld.

Stap 1: Zicht krijgen op het proces

Door het onboardingproces te visualiseren met BPMN, kunnen we duidelijk zien welke stappen afhankelijk zijn van elkaar.

💡 Wat valt op?

• HR moet de werknemer registreren voordat IT kan starten.
• IT kan pas accounts aanmaken nadat HR goedkeuring heeft gegeven.
• Wachttijden zijn niet inzichtelijk, waardoor niemand weet wat de huidige status is en waar de bottleneck zit.

Een visualisatie van dit proces kan er als volgt uitzien:

Bij kleine en minder complexe processen kan het verleidelijk zijn om alles in je hoofd te houden in plaats van het expliciet te documenteren. Soms werkt dat ook - zeker in kleine teams waar iedereen precies weet wat er moet gebeuren. Maar zodra een proces groeit, taken zich opstapelen of meerdere mensen betrokken raken, kan het gebrek aan een visueel overzicht juist voor vertraging en miscommunicatie zorgen.

Het probleem met ongedocumenteerde processen? Ze leven in de hoofden van mensen. En zodra iemand uitvalt of vertrekt, verdwijnt die kennis mee. Bovendien maakt het werken zonder visuele ondersteuning het moeilijker om verbeteringen door te voeren, omdat je niet precies ziet waar het minder goed loopt.

Onze Visie: BPM als hulp voor bottleneckdetectie, preventie en optimalisatie

Stap 2: Integratie van processen in je BPM-tool

Nu je een duidelijk beeld hebt van je processen, is het tijd voor de volgende stap: de integratie van deze processen in een BPM-tool. Dit is een cruciale fase, omdat een goed geïntegreerd systeem je niet alleen helpt om bottlenecks te kunnen identificeren, maar ook om ze structureel aan te pakken en te automatiseren. Een BPM-tool fungeert hierbij als de brug tussen het visuele en de uitvoering. Het maakt het mogelijk om je gevisualiseerde processen om te zetten in dynamische workflows. In plaats van handmatige opvolging en losse communicatie, zorgt een geïntegreerd systeem ervoor dat taken automatisch worden toegewezen aan de juiste personen op het juiste moment.

Stap 3: Objectief meten & Visueel inspecteren

Zoals in de vorige sectie aangehaald, begint het verbeteren van je processen met het weten waar de bottlenecks zitten. BPM maakt dit inzichtelijk door processen in kaart te brengen en objectieve data te verzamelen. Met tools en frameworks zie je precies waar vertragingen ontstaan. Een goed voorbeeld hiervan is de heatmap, die visueel laat zien hoelang elke stap in je proces duurt. Als we een heatmap extraheren uit een BPM tool komen we op onderstaand voorbeeld uit. Hier zie je bijvoorbeeld dat een bepaalde stap aanzienlijk langer duurt dan de rest - donkerrood. Dit is een duidelijk signaal dat hier een potentiële bottleneck zit.

Door de data die deze frameworks verzamelen te analyseren, kan je snel ingrijpen en bottlenecks gericht oplossen.

Stap 4: Bottleneckpreventie; Problemen oplossen vóórdat ze ontstaan

Zodra je weet waar de bottlenecks zitten, kun je stappen zetten om ze te voorkomen. BPM helpt hierbij door workflows te automatiseren, verantwoordelijkheden duidelijk te verdelen en processen efficiënter in te richten.

Stel je volgende fictieve situatie even voor: Met behulp van de heatmap konden we vaststellen dat “IT Equipment” en “Creatie van Accounts” langer duren dan de andere stappen. Na verder onderzoek blijkt dat IT Equipment pas kan worden voorbereid nadat het account is gecreëerd. De accounts kunnen op hun beurt pas worden aangemaakt nadat HR de werknemer heeft geregistreerd. Met deze informatie kunnen we de bottleneck proberen te vermijden en het proces hierop aanpassen. We komen tot het volgende verbeterde proces:

We hebben eenvoudigweg een stap vooruit getrokken en een manuele taak omgezet naar een automatische, wat resulteert in minder wachttijd. IT Equipment kan direct worden voorbereid, terwijl de creatie van accounts automatisch start zodra HR een werknemer registreert. Beide stappen besparen tijd en middelen.

BPM kan bottlenecks voorkomen door continue data-verzameling en monitoring, waarop je kunt inspelen en preventieve maatregelen kunt nemen. Maar niet alle bottlenecks kunnen volledig geautomatiseerd worden. Soms verloopt een bepaalde stap in 80% van de gevallen probleemloos, maar zorgt diezelfde stap in de overige 20% voor vertraging. Hier komt AI in beeld. Met voldoende historische data kan AI patronen herkennen en slimme beslissingen nemen om de throughput te optimaliseren. Routinegevallen kunnen automatisch worden afgehandeld, terwijl medewerkers zich kunnen richten op de uitzonderingen en complexere situaties. Meer hierover lees je in onze blogpost: Event-driven orchestratie.

Stap 5: Procesoptimalisatie; Van reactief naar proactief

Eén van de sterke punten van BPMN is optimalisatie. Door processen niet alleen te analyseren, maar ook te verbeteren en flexibel te houden, blijft je bedrijf efficiënt werken, zelfs als de omstandigheden veranderen.

Als we verder bouwen op het voorbeeld, dan kunnen we randgevallen of acties definieren. Doet HR er te lang over om de werknemer te registreren? Is er iemand op vakantie? Dan delegeren we de taak naar iemand anders met hoge urgentie. Zo blijft er druk gezet worden en wordt er preventief voor een alternatief gekozen. Zo lopen de wachttijden niet onterecht op!

Conclusie

Het optimaliseren van je bedrijfsprocessen begint met inzicht. Bottlenecks kunnen je organisatie onnodig vertragen en kosten opdrijven, maar door je processen te visualiseren en objectief te meten, krijg je grip op deze verborgen obstakels. BPMN biedt hier een krachtig hulpmiddel: het is gestandaardiseerd, breed inzetbaar en zorgt ervoor dat iedereen binnen je organisatie dezelfde visuele taal spreekt.

Door BPM-tools en BPMN-methodologie te gebruiken, breng je structuur en efficiëntie in je workflows:

• Duidelijkheid voor alle betrokkenen - Geen giswerk meer, iedereen weet wat er moet gebeuren en wanneer.
• Objectieve meting van bottlenecks - Data-gebaseerde inzichten tonen precies waar het proces vastloopt en waar verbeteringen nodig zijn.
• Realtime inzicht met heatmaps - Zie direct welke stappen de meeste tijd kosten en waar optimalisatie mogelijk is.
• Automatisering van workflows - Reduceer handmatig werk en maak je processen efficiënter.
• Continue verbetering – Doorlopend monitoren en bijsturen om mee te blijven evolueren met de noden van je organisatie.

Zoals het voorbeeld van het onboardingproces laat zien, kan een visuele en datagedreven aanpak helpen om inefficiënties bloot te leggen en op te lossen. Door processen niet alleen te analyseren, maar ook te optimaliseren en automatiseren, zorg je voor snellere workflows, minder fouten en betere resultaten. Met BPMN leg je de basis voor een efficiëntere, gestroomlijnde organisatie die klaar is voor de toekomst.

Benieuwd hoe jouw organisatie kan profiteren van event-driven orchestratie met BPM? Aarzel niet om ons even te contacteren.